*Especial, por Naty Cico, abogada y mentora en gestión del tiempo, productividad y metodologías ágiles. Creadora de la comunidad @organiz.hadas
¿Te pasó alguna vez que un proyecto que creías que te tomaría 30 minutos termina llevándote tres horas? Sin embargo, si solo te hubieran dado 30 minutos para hacerlo, igualmente lo habrías terminado. Esto sucede porque desconocemos las leyes del tiempo, como la famosa Ley de Parkinson, que dice que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización”.
La Ley de Parkinson: El tiempo es elástico
Cyril Northcote Parkinson, un historiador británico, formuló esta ley en 1955 al observar que cuanto más tiempo tenemos para completar una tarea, más tiempo nos tomamos para hacerla. Es como si el tiempo se estirara hasta que la tarea se llena de procrastinación, distracciones y perfeccionismo innecesario.
Imaginá que tu jefe te encomendó un informe que debe estar listo en una semana. Al principio, se da el cuento de la “liebre y la tortuga”. Te sentís relajada, y con todo el tiempo del mundo. No obstante, a medida que van pasando los días te encontrás haciendo cualquier cosa menos el informe. Finalmente, cuando solo te quedan unas horas, te apurás como si no existiera otra cosa en el mundo y lo terminás. Esto demuestra que, si hubieras asignado menos tiempo al principio, igualmente lo hubieses terminado.
La Ley de Pareto: Foco en lo importante
Otra ley del tiempo que puede colaborar en tu organización y productividad es la Ley de Pareto, o el principio 80/20, que afirma que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Esto significa que no todas las tareas son igual de importantes. También reflejado en la Matriz de Eisenhower, donde debe diferenciarse lo importante de lo no importante, y lo urgente de lo que no urgente y sus combinaciones para clasificar y priorizar.
Para aplicar esta ley, deberías revisar tus tareas, auditar tu agenda y evaluar qué tiene mayor impacto. Tal vez una llamada incómoda puede ahorrarte cientos de horas.
La Ley de Illich: Tomá descansos
Ivan Illich, un filósofo austriaco, advirtió que después de cierto punto, la productividad disminuye si trabajamos demasiado tiempo sin descansar. Esta es la Ley de Illich o la ley de los rendimientos decrecientes. Si alguna vez te agarró la vida trabajando sin parar durante horas tal vez hayas notado que en cierto punto tu productividad disminuye y hay que tomarse un “break”.
Para estos casos podés aplicar el método Pomodoro, que consiste en trabajar en bloques de 25 minutos seguidos de un descanso de 5 minutos. Estos descansos no solo te permiten recargar energías, sino que también mejoran tu foco y tu creatividad.
La Ley de Carlson: Eliminar las interrupciones
Sune Carlson, un economista sueco, descubrió que las interrupciones frecuentes afectan negativamente nuestra productividad. Según la Ley de Carlson, el tiempo que se tarda en realizar una tarea aumenta si se interrumpe. Cada vez que frenas una tarea para atender un mensaje o una llamada, necesitas tiempo para volver a concentrarte y retomar el ritmo.
Para combatir esto podés establecer períodos de trabajo ininterrumpido. Desactivá las notificaciones del teléfono y ponelo en otra habitación, no dejes el WhatsApp abierto en tu compu del trabajo, y avisá a tus familiares o colegas que te vas a tomar una hora para concentrarte sin interrupciones
Leyes del Tiempo, en resumen
La Ley de Parkinson te muestra cómo fijar plazos más cortos para evitar caer en la trampa de la procrastinación. La Ley de Pareto te guía a centrarte en lo realmente importante, haciendo que el 20% de tus esfuerzos produzcan el 80% de tus resultados. La Ley de Illich te recuerda que los descansos no son un lujo, sino una necesidad para mantener tu productividad. Y la Ley de Carlson te anima a proteger tus momentos de concentración, evitando las interrupciones constantes.
